Anastasia Graf und Jessica Greiner

Anastasia Graf
Vertriebsleitung

Jessica Greiner
Geschäftsführerin

Geschäftliche Anrufe richtig entgegennehmen

Gerade im geschäftlichen Bereich werden viele Anliegen telefonisch geklärt. Das liegt unter anderem daran, dass das Medium schnell, direkt und persönlich ist. So können im Handumdrehen Themen und Projektdetails besprochen und Fragen geklärt werden. Hörer abnehmen, ist leicht. Doch wie soll man eingehende Anrufe annehmen? Wie Sie richtig ans Telefon gehen, hängt von Ihrem Gesprächspartner, dem Thema und der Situation ab. Handelt es sich um ein geschäftliches Telefonat mit dem Chef, einem Vertriebspartner oder Kunden, sollte die Rufannahme möglichst förmlich und professionell sein. Ist hingegen ein langjähriger Kollege in der Leitung, mit dem Sie sich gut verstehen, kann die Förmlichkeit auch hinten anstehen. Wenn Sie nicht sicher sind, wer am anderen Ende der Leitung ist, sollten Sie hingegen stets professionell bleiben. Wir geben Ihnen einige Tipps mit auf den Weg, wie Sie Sicherheit beim Telefonieren erlangen und dem Anrufer bereits bei der Anrufannahme ein gutes Gefühl vermitteln.

Kundenanrufe professionell annehmen

Bevor Sie ein Telefongespräch annehmen, empfiehlt es sich, ein Lächeln aufzulegen. Auch wenn Ihr Gesprächspartner Sie nicht sieht, wirkt Ihre Stimme bei der Anrufannahme gleich viel freundlicher. Ehe Sie das Telefonat entgegennehmen, können Sie es zweimal klingeln lassen. Denn oftmals rechnet der Anrufer nicht mit einer sofortigen Annahme des Telefonates. Sobald Ihr Gesprächspartner in der Leitung ist, sollten Sie stets freundlich, geduldig und respektvoll sein. Um ein professionelles Telefonat zu führen, sollten Sie sich die ganze Zeit auf das Gespräch konzentrieren und Nebentätigkeiten vermeiden. Schenken Sie dem Anrufer Ihre volle Aufmerksamkeit. Um bei Ihrem Gesprächspartner einen guten Eindruck zu hinterlassen, sind die ersten 30 Sekunden entscheidend. Für den ersten Eindruck gibt es schließlich keine zweite Chance. Daher sollten Sie von Beginn an einen Anruf richtig entgegennehmen.

Eine angemessene Begrüßung am Telefon

Eine angemessene telefonische Begrüßung ist essentiell, um Kundentelefonate richtig zu führen. Innerhalb weniger Sekunden legen Sie den Grundstein für ein freundliches Gespräch. Daher sollte bereits die Begrüßung am Telefon kurz, prägnant, serviceorientiert und nett ausfallen. Um Anrufe kundenfreundlich anzunehmen, nennen Sie zunächst den Namen Ihrer Firma, gefolgt von Ihrem Vor- und Nachnamen und einer üblichen Grußformel. So weiß der Anrufer, ob er beim richtigen Unternehmen und dem gewünschten Ansprechpartner angelangt ist. Der Vorname muss jedoch nicht zwingender Maßen genannt werden, er gibt dem Gespräch allerdings eine persönliche und sympathische Note. Eine mögliche Begrüßungsformel am Telefon könnte folgendermaßen aussehen: „Firma XY, Sie sprechen mit Max Mustermann, Guten Tag!“. Im Normalfall sollte sich nun der Anrufer selbst vorstellen. Ist dies nicht der Fall, können Sie die folgende Frage stellen: „Darf ich fragen, wer Sie sind?“. Hat der Anrufer seinen Namen genannt, sollten Sie sich diesen gut merken. Wenn Sie im Laufe des Gesprächs den Namen Ihres Gesprächspartners zwei- bis dreimal verwenden, stärken Sie so das Vertrauen des Anrufers. Berücksichtigen auch Sie unsere Tipps und lernen Sie, wie man Kunden am Telefon richtig begrüßt.

Sprachliche Gestaltung der Anrufannahme

Im Telefongespräch mit Kunden ist auch die sprachliche Gestaltung ein wichtiger Faktor. Wenn Sie Anrufe professionell entgegennehmen wollen, sollten Sie daher auf Hochdeutsch sprechen. Dialekte sind hingegen für viele Anrufer schwer zu verstehen. Unproblematisch ist es jedoch, wenn Sie ein Telefonat annehmen, in dem Ihr Gegenüber bereits im selben Dialekt spricht – Hier sorgt diese Gemeinsamkeit für Sympathie. Auch im Dialekt sollten Sie stets klar und deutlich sprechen und ein angemessenes Sprechtempo an den Tag legen. Im Verlauf des Gespräches sollten zudem positive Formulierungen verwendet werden. Beispielsweise „Der voraussichtliche Liefertermin ist nächste Woche“, statt „Ihre Lieferung kommt diese Woche leider nicht mehr“. Zudem haben wir einige Tipps, wie Sie Ihre Stimme positiv beeinflussen können. Wenn Sie müde sind, können Sie sich zum Beispiel hinstellen, bevor Sie einen Anruf entgegennehmen. Dadurch klingt Ihre Stimme gleich viel wacher. Auch Gesten können beim Telefonieren, die Sprache lebendiger klingen lassen.

Für Kollegen ans Telefon gehen

Bei Kundentelefonaten kommt es oftmals dazu, dass einer Ihrer Kollegen am Telefon verlangt wird. In diesem Fall können Sie den Anruf annehmen und an Ihren Kollegen weiterleiten. Ist der Kollege jedoch nicht erreichbar, sagen Sie dem Anrufer beispielsweise folgendes: „Verzeihung, aber Herr Müller ist gerade nicht da. Kann ich ihm etwas ausrichten?“. In solchen Situationen sollten Sie Zettel und Stift bereitliegen haben, um sich Notizen machen zu können. Am besten legen Sie diese schon bereit, bevor Sie einen Telefonanruf entgegennehmen. Notieren Sie sich nun, den Namen, die Telefonnummer und den Grund des Anrufs. Zudem kann es von Vorteil sein, wenn Sie die Dringlichkeit des Anrufes bewerten. Somit ist Ihr Kollege top informiert. Mit unseren Tipps Sind auch Sie zukünftig in der Lage, Anrufe im Büro richtig entgegenzunehmen und beeindrucken mit Professionalität und Souveränität. 

Fazit – Erfolgreich Telefonate entgegennehmen

Unsere Tipps für die Rufannahme haben Ihnen gezeigt, wie Sie Telefongespräche kundenfreundlich annehmen. So vermitteln Sie Ihren Kunden bereits zu Beginn des Gespräches einen guten Eindruck vom Unternehmen. Eine professionelle Anrufannahme ist essenziell, um Telefonate erfolgreich zu führen. Daher sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter stetig schulen, damit diese Telefonate möglichst kundenfreundlich annehmen können. Wenn aufgrund von personellen Engpässen nicht genug Mitarbeiter zu Verfügung stehen, hilft der Mobile Office Telefonservice mit seiner professionellen Anrufannahme. Entdecken auch Sie unsere Serviceangebote!

FAQ

Welche Leistungen werden im Telefonservice für Unternehmen abgedeckt?

Mobile Office bietet Ihnen einen umfangreichen Service, den Sie ganz individuell nutzen können. Von der Telefonannahme in Ihrem Firmennamen, über die Terminplanung und Urlaubsvertretung, bis hin zur Produktberatung und Beantwortung von Kundenfragen ist alles in unserem Leistungsangebot vorhanden. Entdecken auch Sie Ihre Möglichkeiten mit dem Telefonservice von Mobile Office!

Wie viel kostet ein Telefonservice?

Die Kosten unseres Telefonservices variieren je nach gewähltem Tarif. Unser Starterpaket beginnt bei 49 € monatlich, während unser Premium-Tarif bei 199 € im Monat liegt. Insgesamt können Sie zwischen vier verschiedenen Tarifen wählen. Neben der monatlichen Grundgebühr fallen zudem Kosten pro Gesprächsminute an, wobei wir sekundengenau abrechnen. Um unseren Service im Vorhinein testen zu können, bieten wir Ihnen zudem eine gratis Testwoche an.

Für welche Branchen bieten wir unseren Telefonservice an?

Da wir unserer Mitarbeiter regelmäßig schulen, können wir uns ganz auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens einstellen. Dabei spielt die Branche keinerlei Rolle. Wir bieten unseren Telefonservice sowohl für Arztpraxen und Rechtsanwälte an, als auch für Handwerksbetriebe und Fahrschulen. Wir stellen uns jeder kommunikativen Herausforderung!

Anastasia Graf Telefonservice

Sie haben Interesse an
Mobile Office?
Dann nehmen Sie gerne
Kontakt zu mir auf.

Anastasia Graf
Tel. +49 (40) 761 299 16
E-Mail: ag@mobile-office.de

          

Frau Herr


Ihre Anfrage wird gesendet