Anastasia Graf und Jessica Greiner

Anastasia Graf
Vertriebsleitung

Jessica Greiner
Geschäftsführerin

Mit einer professionellen Abwesenheitsnotiz bestens gewappnet für die Feiertage

Über die Feiertage sind oftmals viele Mitarbeiter bzw. ganze Unternehmen nicht oder nur eingeschränkt erreichbar. In diesem Fall lohnt es sich, eine automatische Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Account einzurichten. Mit dieser Abwesenheitsnachricht können Sie Ihre Kunden, Geschäftspartner & Co. über die Dauer Ihrer Abwesenheit informieren und ihnen weitere wichtige Informationen zukommen lassen. Gerade bei der Abwesenheitsnotiz für Feiertage können Sie noch Feiertagsgrüße einbinden und somit einen guten Eindruck hinterlassen. Wie Sie eine Abwesenheitsnotiz verfassen und welche Elemente im Text enthalten sein sollten, erfahren Sie im Folgenden. Zudem können Sie sich von unseren Vorlagen inspirieren lassen und so die perfekte Abwesenheitsnotiz für die Feiertage erstellen.

Inhalt & Aufbau einer Abwesenheitsmail

Um eine professionelle Abwesenheitsnotiz zu erhalten, müssen Sie beim Aufbau sowie der Formulierung einiges beachten. Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz formulieren, sollte auf eine sachliche Ausdrucksweise geachtet werden. Geben Sie nur die wichtigsten Informationen an und halten Sie die Mail möglichst kurz. Der Text der Abwesenheitsnotiz sollte zudem frei von Rechtschreibfehlern sein. Beachten Sie auch, wann Sie die Abwesenheitsnotiz einstellen – am besten gleich nach Feierabend und nicht erst am Feiertag selbst. So wissen stets alle Kunden, wann Sie wieder erreichbar sind und was mit ihren Mails bis dahin passiert.

An Feiertagen sollte die Abwesenheitsnotiz unter anderem die folgenden Angaben beinhalten:

  • Anrede & Dank
  • Bezug zum Feiertag
  • Zeitraum der Abwesenheit
  • Abschluss & Grußformel
  • Signatur

Abwesenheitsnotiz für gesetzliche Feiertage

Über Weihnachten machen viele Unternehmen Betriebsferien, damit ihre Mitarbeiter die Feiertage mit ihren Familien und Freunden verbringen können. Auch im Weihnachtsurlaub sollten die Unternehmen eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Gleiches gilt für bundesweit einheitliche Feiertage wie Ostern und Pfingsten. Wie eine Abwesenheitsnotiz Vorlage für gesetzliche Feiertage aussehen kann, sehen Sie im Folgenden:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Über (Ostern/Pfingsten/Weihnachten) sind unsere Mitarbeiter nicht erreichbar. Ab dem (Datum) sind wir wieder für Sie da und beantworten gerne Ihre E-Mail.

Schöne Feiertage wünscht Ihr Team von (Unternehmen).

(Signatur mit Kontaktdaten)

Abwesenheitsnachricht zum Jahresende

Auch zwischen den Jahren nehmen sich viele Unternehmen eine kleine Auszeit, um im neuen Jahr wieder mit frischem Elan durchzustarten. Eine Abwesenheitsmeldung ist auch hier hilfreich, um die Kunden und Geschäftspartner auf die kurzzeitige Abwesenheit hinzuweisen. Damit Sie wissen, wie die Abwesenheitsnotiz zum Jahreswechsel gestaltet werden kann, haben wir als Beispiel eine Textvorlage erstellt:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Zum Jahreswechsel gönnen wir uns eine kurze Auszeit. Am (Datum) sind wir wieder voller Elan für Sie da und beantworten Ihre E-Mails schnellstmöglich.

Wir wünschen Ihnen einen guten Start ins neue Jahr.

Ihr (Unternehmen)-Team

(Signatur mit Kontaktdaten)

Abwesenheitsnotiz für regionale Feiertage

In Deutschland hat nicht jedes Bundesland die gleichen Feiertage. Daher ist es auch bei regionalen Feiertagen wichtig, eine Abwesenheitsnotiz zu schreiben. Die Abwesenheitsbenachrichtigung sollte dabei auf den Feiertag aufmerksam machen und den Kunden mitteilen, wann das Unternehmen wieder erreichbar ist. Selbst für einen Tag lohnt sich eine Abwesenheitsnotiz. Auch wenn zusätzlich zum Feiertag ein Brückentag genommen wird, ist eine Abwesenheitsnotiz zu empfehlen. Ihre Kunden sollten schließlich immer wissen, wann Sie wieder erreichbar sind und was während Ihrer Abwesenheit mit den Mails passiert. Lassen auch Sie sich von unserem Abwesenheitsnotiz-Muster für regionale Feiertage inspirieren:  

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Hier in (Bundesland) ist heute ein Feiertag, daher sind unsere Mitarbeiter nicht erreichbar. Ab dem (Datum) sind wir wieder für Sie da und beantworten Ihre E-Mails.

Einen schönen Tag wünscht Ihr Team von (Unternehmen).

(Signatur mit Kontaktdaten)

FAQ

Eine Abwesenheitsnotiz sollte einen aussagekräftigen Betreff haben und möglichst förmlich formuliert sein. Zudem sollte die Abwesenheitsmail kurz und knapp die wichtigsten Informationen wiedergeben. Auch auf die Rechtschreibung ist zu achten, ebenso wie auf die Adressaten. In einem internationalen Unternehmen sollte die Abwesenheitsnotiz beispielsweise in Englisch verfasst sein.

Die Abwesenheitsmail sollte zunächst mit einer Anrede und einem Dank für die Nachricht beginnen. Da es an Feiertagen oftmals keinen Kollegen gibt, der einen vertreten kann, reicht es aus, wenn die Abwesenheitsnachricht den Zeitraum der Abwesenheit beinhaltet und darauf verweist, wann die E-Mails bearbeitet werden. Auch ein Feiertagsgruß gehört zum guten Ton.

Ja, die gibt es. Wenn Sie auch an Feiertagen weiterhin für Ihre Kunden erreichbar sein möchten, können Sie den Mobile-Office-Telefonservice nutzen. Wir sind 365 Tage im Jahr für Sie da und optimieren Ihre telefonische Erreichbarkeit. Unser Service umfasst die Telefonannahme, die Terminvereinbarung, sowie eine Urlaubsvertretung und Kundenberatung. Entdecken auch Sie unseren Sekretariatsservice und überzeugen Sie sich selbst!