Vera Mitarbeiterin Mobile Office Telefonservice

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Vera Mark
Telefonsekretärin

Virtuelle Assistenz

Die virtuelle Assistenz als flexible Lösung für Dein Unternehmen

Sicher hast Du es auch schon erlebt: Du befindest Dich in einem wichtigen Kundentermin oder steckst mitten in einem Projekt – und das Telefon klingelt. Ausgerechnet jetzt passt es überhaupt nicht, Dein Projekt muss fertig werden, der Kunde bei Dir steht für einen großen Auftrag. Du kannst jetzt nicht ans Telefon gehen. Nur was passiert mit dem Anrufer und dessen Anliegen? Der Anrufbeantworter ist zwar geschaltet, aber wird der Anrufer mit einer Maschine sprechen? Aus eigener Erfahrung weißt Du schon jetzt, dass das eher die Ausnahme ist, die meisten Anrufer legen schnell wieder auf, wenn das metallische Klick eines Anrufbeantworters ertönt. Im besten Falle wurde die Rufnummer gespeichert und Du kannst später dem verlorenen Anruf nachgehen und Deinen potentiellen Kunden zurückrufen. Im schlimmsten Fall heißt das aber für Dich: Dein Virtuelle Assistenz mit dem Mobile Office Telefonservice Kunde am Telefon ist weg, und damit ist auch der potentielle Umsatz verloren.

Mit der virtuellen Assistenz von Mobile Office gehört dieses Szenario der Vergangenheit an. Die virtuelle Assistenz ist die kundenfreundliche Alternative zum Anrufbeantworter oder zur Warteschleife. Keine sterilen Bandansagen mehr für Deine Kunden, kein unpersönliches Bitten um eine Nachricht.

Mit der Aktivierung einer Rufumleitung über unsere Telefonzentrale nehmen wir Deine Anrufe jetzt persönlich in Deinem Firmennamen entgegen. Sofort im Anschluss an das Gespräch senden wir Dir Deine Anrufnotiz per E-Mail, SMS oder Fax zu. Entscheide einfach später, wen Du wann zurückrufen wirst. Priorisiere die Kundenanliegen anhand der Anrufnotizen. Damit ermöglicht unsere virtuelle Assistenz Dir einen völlig realen Mehrwert: die permanente Erreichbarkeit für Deine Kunden ist gewährleistet, aber Du kannst Dich vollauf auf Deine aktuelle Tätigkeit und das Kerngeschäft konzentrieren.

Folgende Vorteile bietet die virtuelle Assistenz:

  • Permanente Erreichbarkeit für Deine Kunden
  • Entlastung für die Zentrale bzw. Mitarbeiter
  • Konzentration auf das Kerngeschäft
  • Senkung der Personalkosten
  • Hohe Kundenzufriedenheit
  • Ein positives Image

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Elegant alles selbst steuern mit dem Onlinetool

Das intuitiv zu bedienende 360° Tool des Mobile Office Telefonsekretariats ist immer an Deiner Seite, ob als Onlinetool oder in der App auf Deinem Smartphone. Mit nur wenige Klicks änderst Du jederzeit selbst Einstellungen wie Deinen Status oder lässt Anrufern bestimmte Informationen mitteilen. Du vewaltest Deine Mitarbeiter und bestimmst, wann und für wen Du persönlich erreichbar bist. Gewähre wirklich wichtigen Kunden oder Familienmitgliedern den Status eines VIP und lasse sie jederzeit an Dich durchstellen. Hinterlege ihre bekannten Daten und gestalte die Kommunikation mit Deinen VIPs völlig unkompliziert ihrer Bedeutung ensprechen.

Behalte Deine Rechnungen und Einzelverbindungsnachweise über das bedienerfreundliche Tool im Blick und lade Dir diese Daten als bei Bedarf als PDF herunter. Du entscheidest selbst immer wieder aufs Neue, wann und wie lange Du auf Deine virtuelle Assistenz umstellen willst. Leite Deine eingehenden Anrufe kurzzeitig bei Bedarf um, wenn Du Dich im Kundentermin befindest. Nutze Mobile Office ständig außerhalb Deiner Servicezeiten oder fahre entspannt in den Urlaub. Selbsverständlich kannst Du auch eine Hotline für Kundenanliegen längerfristig zu uns auslagern, dann fungieren wir als Dein externes Sekretariat. Spare dadurch sogar die Fixkosten eines internen Teams und sorge für eine hohe Kundenzufriedenheit.

Virtuelle Assistenz als Sekretariatsservice

Mit dem Einsatz der Dienstleistung von Mobile Office steigerst Du nicht nur die Effizienz Deines Unternehmens, weil Du Dich ohne Ablenkung auf das Wesentliche konzentrieren kannst. Darüberhinaus stellst Du auch Deinen Kundenservice in den Vordergrund. Deine Kunden werden nicht mit einer Warteschleife auf Distanz gehalten, sondern eine freundliche Stimme kümmert sich professionell um ihre Anliegen. Für die Qualität unseres Sekretariatsservices sorgt die hohe Qualifikation unserer Mitarbeiter. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Mobile Office sind mit grundlegenden Techniken der Gesprächsführung vertraut und werden dennoch regelmäßig geschult. Dies gewährleistet einen souveränen Umgang mit Deinen Kunden und macht Deine virtuelle Assistenz zu einem Aushängeschild für Dein Unternehmen.

Mach uns doch einfach zu einem Teil Deines Unternehmens. Wenn Du es wünscht, werden unsere Mitarbeiter umfassend über Dein Unternehmen informiert. Die Telefonsekretärin kennt Deine Mitarbeiter und weitere Hintergründe anhand der von Dir selbst hinterlegten Informationen und kann daher auf viele Fragen Deiner Anrufer spontan antworten. Von Dir hinterlegte Änderungen werden über kurze Wege im Team kommuniziert.

Jeden Anrufer, der auf Mobile Office weitergeleitet wird, begrüßen wir im Namen Deines Unternehmens. So entsteht der Eindruck, dass er direkt bei Dir vor Ort ist. Entscheide immer wieder selbst, was dann geschehen soll. Soll eine Nachricht mit einer Rückrufbitte aufgenommen werden? Definiere für uns, welche Daten Du für eine effektive Weiterbearbeitung des Anliegens benötigst. Darf unter bestimmten Umständen ein Anrufer direkt weitergeleitet werden? Oder möchtest Du vor einer Anrufübernahme erst kurz mit der Sekretärin sprechen und als Vorzimmerservice zunächst über Anrufer und Anliegen informiert werden? Und hast Du schon lange genug von Werbeanrufen, die Dir immer wieder Deine Zeit und Deine Konzentration rauben? Auch um diese Anrufe kümmert sich Deine virtuelle Assistenz, ganz wie Du es wünscht.

Nicht vergessen: Auch im Urlaub umleiten

Unsere virtuelle Assistenz ist auch ideal, wenn für einen längeren Zeitraum niemand in Deinem Unternehmen direkt erreichbar ist. So nehmen wir beispielsweise als Urlaubs- und Krankheitsvertretung Deine Anrufe entgegen, teilen Deine Abwesenheit mit und informieren Dich in Echtzeit. Selbst wenn Du nur ab und an erreichbar bist, verlierst Du nie den Kontakt zu Deinen Kunden.

Entlaste Dich und bleibe für Deine Kunden erreichbar

Gerade als Existenzgründer und Kleinunternehmer kennst Du es nur zu genau. Der Alltag ist stressig und abends den Absprung zu schaffen und Feierabend zu machen, ist eine Herkulesaufgabe. Dabei ist Deine Entspannung so wichtig, um den Stress auszublenden und am nächsten Tag frisch durchzustarten, sonst wird der Stress irgendwann Deine Arbeit beeinflussen und Dein Leben bestimmen. Einfach mal das Handy ausschalten wäre so schön, bedeutet aber, für Kunden und potentiellen Umsatz nicht erreichbar zu sein.

Unsere virtuelle Assistenz ist die passende Entlastung für Dich. Denn wer viel arbeitet, muss auch mal abschalten dürfen, um den Akku wieder aufzuladen. Leite daher einfach mal Dein Telefon auf Mobile Office um, um Dein Privatleben zu pflegen und Kraft zu tanken, wir betreuen Deine Kunden. Die virtuelle Assistenz gewährleistet Deine permanente Erreichbarkeit zwischen 7 und 22 Uhr, selbstverständlich auch an Wochenenden, an Feiertagen und natürlich nach Feierabend und in der freien Zeit. Geniesse den Feierabend, wir sind da, immer freundlich und kompetent!

Natürlich kann Mobile Office auch tagsüber jederzeit für Dich und Dein Unternehmen einspringen, gerade zu Stoßzeiten oder bei Personalengpässen. Ihr habt ein Spitzenprodukt am Start und alle Kunden wollen es, so dass die Telefone heißlaufen und Du und Deine Kollegen nicht nachkommen? Oder in Deiner Werkstatt ist Saison für Reifenwechsel oder Gartengerätewartung? Du reparierst im Juli Klimaanlagen?

Lass‘ uns Deine Anrufer annehmen, kompetent und freundlich, das ist unser Job. Du kannst Dich voll auf Deine Kernkompetenz konzentrieren.

Die virtuelle Assistenz von Mobile Office kannst Du  7 Tage kostenfrei und unverbindlich testen. Überzeuge Dich ganz einfach selbst. Du kannst in dieser Testphasealle Funktionalitäten nutzen, alle stehen frei zu Deiner Verfügung. Entscheide Dich dann, was wir für Dich tun können.

Individualität spielt nach unserem Verständnis beim Telefonsekretariat eine wichtige Rolle. Daher arbeiten für Mobile Office keine Callcenter-Agents, sondern geschultes Sekretatiatspersonal. Bei uns gibt es keine Hintergrundgeräusche, sondern das Lächeln in der Stimme, damit Deine Kunden sind wohl fühlen.

Wir freuen uns auf Deine Kunden! Hast Du Fragen zur Anmeldung oder zur Einrichtung des Accounts? Ruf uns gerne an: 040 761 299 00.

Mit der App von Mobile Office auch von unterwegs alles im Griff haben

 

Wer viel unterwegs ist, wird die App von Mobile Office schätzen. Ganz bequem kannst Du jederzeit unterwegs Deine genutzten Leistungen, Einzelverbindungsnachweise und aktuelle Rechnungen einsehen. Logge Dich mit Deinen Zugangsdaten ein, aktualisiere Deinen Status, die Begrüßungsformel und hinterlege wichtige Informationen für Dein Telefonsekretariat. Hast Du gerade einen neuen Kollegen eingestellt? Lege ihn sofort an und lasse ihn an unserem Service teilhaben.

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