Virtuelle Assistenz mehr Zeit fürs Kerngeschäft

Wenn im Büro das Telefon klingelt, ist das für Unternehmen eigentlich eine gute Sache. Im direkten Kundenkontakt werden Fragen beantwortet, Termine vereinbart, Verträge abgeschlossen und neue Partnerschaften geknüpft. Das elementare Problem: Eingehende Anrufe unterliegen in ihrer Virtuelle Assistenz mehr Zeit fürs Kerngeschäft - Mobile Office online Tool virtuelle assistenz Virtuelle Assistenz mehr Zeit fürs Kerngeschäft shutterstock 64245580 neuFrequenz und Dauer in der Regel nicht der Kontrolle des Unternehmens. Mit wachsendem wirtschaftlichen Erfolg stehen besonders KMUs und Selbstständige daher vor dem Problem, dass der Telefonkontakt zum Kunden Ausmaße annimmt, die für das Kerngeschäft keine Zeit mehr lassen. In solchen Fällen sollten Unternehmen die Auslagerung des Telefonservice an eine virtuelle Assistenz in Betracht ziehen.

Ein schwieriger Spagat

Die Immobilienmaklerin, die einerseits für ihre Kundin erreichbar sein, andererseits aber große Teile des Tages mit Besichtigungsterminen verbringen muss. Der kleine Webshop, der mit Bestellabwicklung, Shopverwaltung, Marketingmaßnahmen und Co. bereits zu sehr ausgelastet ist, um sich telefonisch um Rückfragen oder Reklamationen kümmern zu können. Das mittelständische Unternehmen, dessen Sekretariat unterbesetzt ist, das sich aber keine Vollzeitkraft mehr leisten kann. Diese und viele weitere Firmen und Betriebe stehen vor der großen Herausforderung, den Spagat zwischen Hauptgeschäft und Telefonservice zu bewältigen.

Mitarbeiter von wichtigen Tätigkeiten abzuziehen oder auch nach Feierabend noch das Handy eingeschaltet zu lassen – auf Dauer sind diese Lösungen keine Alternative. Weniger Ressourcen im Kerngeschäft, unzufriedene Angestellte und eine unausgewogene Work-Life-Balance schaden jedem Unternehmen langfristig. Besser ist es, die Leistungen von Unternehmen wie der Mobile Office GmbH in Anspruch zu nehmen.

Virtuelle Assistenz übernimmt den Telefonservice

Egal, um welche Branche, welches Produkt oder welche Dienstleistung es geht: Kein Unternehmen kann es sich leisten, beim Telefonservice Abstriche zu machen. Das bedeutet nicht nur, möglichst rund um die Uhr erreichbar zu sein, sondern auch freundlich und vor allem kompetent mit dem Kunden zu kommunizieren. Umso wichtiger ist es, diese Tätigkeit einem erfahrenen Dienstleister zu überlassen, der sich auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens einstellt.

Genau darauf hat sich die Mobile Office GmbH spezialisiert. Der Dienstleister gewährleistet einen freundlichen sowie zeitlich und inhaltlich flexibel anpassbaren Telefonservice. Gesteuert wird die virtuelle Assistenz über ein einfaches Online-Tool. Von jedem Endgerät aus können Kunden konkrete Vorgaben zum Zeitraum, der Kundenansprache bei verschiedenen Gegebenheiten sowie dem Telefonstil machen. Besonders wichtige Telefonnummern werden unter einem VIP-Reiter gesondert behandelt. Die verpassten Anrufe lassen sich in einer umfangreichen Telefonliste einsehen, entsprechende Benachrichtigungen kommen bei Bedarf auch per SMS, E-Mail oder Fax.

Zufriedenere Kunden und Mitarbeiter, bessere Work-Life-Balance

Die Auslagerung des Telefonservice entlastet Unternehmen spürbar – besonders dann, wenn finanzielle, personelle und zeitliche Ressourcen begrenzt sind. Jessica Greiner, Gründerin von Mobile Office, kam die Idee für den Telefonservice, nachdem sie am eigenen Leib erfahren musste, wie schwierig es ist, Tagesgeschäft und permanente Erreichbarkeit miteinander in Einklang zu bringen.

Vor diesem Hintergrund leuchtet es ein, dass sich die Mobile Office GmbH primär an KMUs und Selbstständige richtet. Das zeigt sich auch im Preismodell, bei dem ohne Vertragsbindung nur die Dauer der entgegengenommenen Anrufe auf die Sekunde genau abgerechnet wird.

365 Tage im Jahr: Die virtuelle Assistenz der Mobile Office GmbH bietet einen flexiblen Telefonservice zur Anrufannahme, Anfragenbeantwortung und Terminierung.

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